1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est le Ministère de l’Enseignement Supérieur, Universitaire, Recherche Scientifique et Innovations de la République démocratique du Congo (« Ministère de l’ESURSI »).
Pour toute question relative à la confidentialité ou pour exercer vos droits, écrivez à admin@minesursi.gouv.cd.
2. Données que nous traitons
Données de compte et de profil
- nom, postnom, prénom, adresse électronique et numéro de téléphone ;
- photo de profil, rôle, service d’affectation et statut du compte ;
- mot de passe, conservé uniquement sous forme hachée et non lisible.
Données relatives aux courriers et aux activités professionnelles
- références, objets, expéditeurs, destinataires, institutions, adresses électroniques et dates des courriers ;
- documents, images, scans, photographies prises pour joindre un document, pièces jointes et éventuel contenu issu de la reconnaissance de caractères ;
- orientations, instructions, observations, rapports de traitement, validations et commentaires ;
- signatures électroniques fournies volontairement dans le parapheur ;
- notifications et historique des opérations réalisées dans GEC.
Données techniques et de sécurité
- adresse IP, type de navigateur ou agent utilisateur et horodatage des actions ;
- nom de l’appareil, plateforme, dernière utilisation et date d’expiration de session pour l’application mobile ;
- jetons d’authentification conservés sous forme hachée et, si les notifications sont activées, jeton de notification push ;
- cookie de session strictement nécessaire sur la version Web.
Caméra, fichiers et scanner
L’application peut demander l’accès à la caméra, aux fichiers ou à un scanner afin de numériser ou joindre un courrier. Ces fonctions sont déclenchées par l’utilisateur. GEC ne réalise pas d’enregistrement continu et ne collecte pas de données de localisation, de contacts, de microphone, de SMS ni d’historique d’appels.
3. Pourquoi nous utilisons ces données
Les données sont utilisées pour :
- créer et sécuriser les comptes, authentifier les utilisateurs et appliquer les droits liés à leur rôle ;
- enregistrer, numériser, orienter, traiter, valider, signer, envoyer et archiver les courriers ;
- envoyer les notifications nécessaires au circuit administratif ;
- produire des tableaux de bord, rapports et statistiques de gestion ;
- assurer la traçabilité, prévenir les abus, diagnostiquer les incidents et protéger le service ;
- respecter les obligations administratives, d’archivage et les demandes légales applicables.
GEC n’utilise pas les données pour la publicité, le profilage commercial ou la vente de données personnelles.
4. Partage des données
Les données peuvent être accessibles uniquement :
- aux agents et responsables autorisés du Ministère, selon leurs fonctions et droits d’accès ;
- aux prestataires techniques nécessaires à l’hébergement, la sauvegarde, la sécurité et, lorsqu’elles sont activées, aux notifications push, dans la limite de leur mission ;
- aux autorités compétentes lorsque la loi, une décision officielle ou la protection du service l’exige.
La version Web charge certaines ressources techniques depuis des réseaux de diffusion de contenu, notamment Google Fonts, jsDelivr, cdnjs et DataTables. Ces fournisseurs peuvent recevoir des données techniques de connexion, telles que l’adresse IP et l’agent utilisateur. GEC ne leur transmet pas le contenu des courriers à des fins publicitaires.
Nous ne vendons ni ne louons les données utilisateur. Nous ne partageons aucune donnée avec des réseaux publicitaires.
5. Conservation et suppression
Les données de compte sont conservées pendant la durée d’utilisation du service, puis selon les besoins de gestion, de sécurité et d’archivage du Ministère. Les courriers, pièces jointes, signatures et journaux d’audit peuvent être conservés plus longtemps lorsqu’ils constituent des archives administratives ou une preuve de traitement. Les sessions mobiles expirent selon la durée configurée et peuvent être révoquées lors de la déconnexion, d’un changement de mot de passe ou de la désactivation du compte.
Une demande de suppression sera traitée dans la mesure où elle ne s’oppose pas à une obligation légale, administrative, de sécurité ou d’archivage.
6. Sécurité
Nous appliquons des mesures destinées à protéger les données, notamment le chiffrement des communications HTTPS, le hachage des mots de passe et des jetons, le contrôle d’accès par rôle, la journalisation des actions, les sauvegardes et la révocation des sessions. Aucun système n’étant totalement exempt de risque, nous réévaluons ces mesures lorsque le service évolue.
7. Vos choix et vos droits
Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, la mise à jour de votre profil, la désactivation de votre compte ou, lorsque cela est applicable, leur suppression. Vous pouvez désactiver les notifications dans les réglages de votre appareil. Pour toute demande, contactez admin@minesursi.gouv.cd en précisant votre identité professionnelle et la nature de votre demande.
8. Utilisation par les enfants
GEC est une application professionnelle qui ne cible pas les enfants et n’est pas destinée aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne cherchons pas à collecter sciemment leurs données personnelles.
9. Transferts et accès internationaux
Selon l’emplacement des prestataires d’infrastructure et des réseaux de diffusion utilisés, certaines données techniques peuvent être traitées en dehors de la République démocratique du Congo. Les informations opérationnelles sont accessibles uniquement dans le cadre du service et conformément aux mesures de protection applicables.
10. Modifications de cette politique
Cette politique peut être mise à jour pour refléter une évolution de l’application, des pratiques de traitement ou des exigences applicables. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. Toute modification importante sera communiquée par un moyen approprié dans l’application.